Méně e-mailů, nebo lepší nástroje? Co skutečně ušetří čas

Prvním nástrojem je pravidlo dvou minut. Když zprávu otevřete a její vyřízení zabere méně než dvě minuty, udělejte to hned. Odpovězte, přepošlete, zapište do úkolů. Pokud je práce delší, přesuňte zprávu do složky „Akce" a zavřete ji. Tím se vyhnete nekonečnému procházení doručené pošty. Typická chyba: lidé si otevřenou zprávu nechají jako připomínku. Za hodinu jich mají otevřených dvacet a nevědí, kde začít.

Začněte tím, že z linky zmizí vše, co nepoužíváte denně. Rychlovarná konvice, toustovač, mixér a kávovar zabírají dohromady klidně metr pracovní desky. Ponechte na desce jen to, co opravdu použijete alespoň čtyřikrát týdně. Zbytek uložte do spodní skříňky nebo do komory. Paradoxně tím získáte více místa než přidáním další police. Typická chyba je nakupovat organizéry do zásuvek dřív, než jste z nich dostali nepotřebné věci. Organizér naplněný harampádím je pořád harampádí.

V lednici platí jiná pravidla. Suroviny, které se kazí nejrychleji, patří na nejchladnější místo – obvykle do spodní police nad zásuvkou na zeleninu. Mléčné výrobky dejte do prostředních polic, ne do dveří. Dveře jsou nejteplejší a neustále se otevírají, takže máslo nebo jogurt tam vydrží kratší dobu. Syrové maso vždy oddělte od hotových jídel a uložte ho barvy stěn do obýváku uzavřené nádoby, aby nekapalo na ostatní potraviny. Zeleninu a ovoce nemyjte předem. Vlhkost urychluje hnilobu.

Sériový nábytek v podkroví většinou narazí na šikminu nebo na vikýř. Řešením je nábytek na míru, který kopíruje sklon střechy. Postel lze vsunout nízkou stranou pod šikminu, pokud je u hlavy dostatek výšky na to, abyste si mohli sednout. U pracovního stolu počítejte s tím, že potřebujete nad deskou alespoň 60 cm volného prostoru nad monitorem. Vestavěné skříně veďte až do šikminy, ale dvířka dělejte nižší, aby se dala otevřít i v podkroví.

Většina lidí otevírá e-mailový klient hned po příchodu do práce a zavírá ho až večer. Přitom se nic nevyřeší, jen se přesouvá pozornost mezi desítkami vláken. Čas se neztrácí čtením, ale rozhodováním, co s každou zprávou udělat. Pět níže popsaných nástrojů nejsou aplikace, které si stáhnete. Jsou to postupy, které zkrátí práci s poštou na polovinu, pokud je zavedete důsledně.

Než něco vyhodíte, projděte si tři možnosti: dát, prodat nebo odložit. Dát znamená nabídnout konkrétnímu člověku, ne „někomu třeba". Prodat znamená stanovit si termín – pokud se do dvou týdnů neprodá, posouvá se to dál. Odložit znamená mít s datem. Když se do půl roku neotevře, obsah se řeší znovu, ale už bez emocí. Tím se vyhnete tomu, že budete litovat vyhození něčeho, co jste potřebovali jednou za tři roky. Zároveň si ale nevytvoříte skladiště „pro jistotu".